В Україні триває перехід на електронні трудові книжки — цифрові аналоги старих паперових. Це не просто модна диджиталізація, а частина великої реформи, яка спрощує життя працівникам, роботодавцям і Пенсійному фонду. Електронна книжка допомагає уникнути бюрократії, захищає записи про стаж від втрати чи фальсифікації й дозволяє швидше оформити пенсію. Explainer докладно пояснює, як оцифрувати трудову книжку, навіщо це потрібно, що робити, якщо паперовий документ загублено та як перевірити, чи твоя книжка вже в реєстрі.

Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це цифровий документ, який зберігає інформацію про:

  • місця роботи;
  • дати прийняття, переведення й звільнення;
  • періоди навчання або військової служби, що зараховуються до стажу.

Замість паперового запису всі дані тепер зберігаються у реєстрі Пенсійного фонду України (ПФУ). Побачити їх можна у власному кабінеті на порталі електронних послуг ПФУ.

Такий формат діє в Україні з 10 червня 2021 року — після ухвалення Закону №1217-IX, який передбачив поступове скасування паперових трудових книжок.

Навіщо переходити на електронний формат?

Паперові книжки часто губляться, псуються, або містять нечіткі записи. Електронна — надійніша: її не знищить пожежа, не втратить колишній роботодавець і не доведеться “відновлювати по крупинках”, коли час виходити на пенсію.

Оцифрування:

  • спрощує доступ до інформації про стаж;
  • зменшує бюрократію — не треба збирати довідки;
  • прискорює оформлення пенсії — ПФУ сам підтягує потрібні дані;
  • допомагає уникати фальсифікацій — записи перевіряються та захищені.

Це також частина масштабної цифровізації державних сервісів в Україні — тієї самої, яку ти бачиш у Дії чи на сайті податкової.

До якого часу потрібно оцифрувати книжку?

Українці мають до 10 червня 2026 року, щоб передати дані зі своєї паперової книжки в ПФУ. Це передбачено законом №1217-IX.

Передати ці відомості можна:

  • самостійно — через портал електронних послуг ПФУ;
  • або через роботодавця — якщо він бере цю функцію на себе.

Як оцифрувати трудову книжку?

Варіант 1. Самостійно, через портал ПФУ

  1. Зайди на портал Пенсійного фонду та авторизуйся (через КЕП, BankID або Дія.Підпис).
  2. Відкрий розділ «Відомості про трудові відносини».
  3. Завантаж скани або якісні фото:
    • титульної сторінки трудової книжки;
    • усіх сторінок із записами.
  4. Додай додаткові документи, якщо потрібно (накази, довідки, що підтверджують стаж).
  5. Подай заяву на внесення інформації.
  6. Очікуй підтвердження від ПФУ — воно з’явиться в кабінеті або прийде на пошту.

Варіант 2. Через роботодавця

Роботодавець може сам передати дані про твій стаж у Пенсійний фонд. Для цього він:

  1. Сканує або фотографує всі сторінки трудової книжки з записами.
  2. Заповнює електронну форму на порталі Пенсійного фонду — вносить усі відомості про твою трудову діяльність.
  3. Завіряє дані своїм електронним підписом і надсилає їх до ПФУ.

Хто має оцифрувати трудову книжку?

Кожен, хто працює або працював, має оцифрувати свою трудову. Це стосується:

  • нинішніх працівників;
  • тих, хто шукає роботу;
  • українців, які мешкають за кордоном;
  • людей, які втратили або пошкодили паперову книжку.

Як перевірити, чи трудова вже оцифрована?

  1. Увійди на портал ПФУ.
  2. Сформуй витяг з електронної трудової книжки.
  3. Якщо в ньому є всі записи — значить, дані вже в реєстрі, і повторно нічого передавати не потрібно.

Важливо: скани подаються один раз. Якщо книжка вже оцифрована — додавати накази чи довідки окремо не потрібно.

Чи можна втратити стаж, якщо не оцифрувати книжку?

Ні, стаж не зникне, навіть якщо ти ще не подав скани трудової книжки. У Пенсійному фонді підкреслюють:

  • Робота до 2004 року зараховується на підставі паперових документів.
  • Періоди після 2004-го вже зберігаються в електронному реєстрі автоматично — завдяки звітам роботодавців.

Але оцифрування все одно варто зробити — це спростить доступ до інформації, допоможе уникнути плутанини й зайвих довідок у майбутньому.

Чи потрібно здавати паперову трудову?

Ні. Паперову книжку можна:

  • залишити вдома — як архів або пам’ять;
  • передати роботодавцю, якщо він веде дублювання в паперовій формі;
  • або просто припинити використовувати — якщо всі дані вже є в електронному форматі.

Після оцифрування паперова книжка не має юридичної сили, але її можна зберігати для себе.

Що таке витяг з електронної книжки і як його отримати?

Витяг — це офіційний документ, який підтверджує трудовий стаж. Його можна використати:

  • під час працевлаштування;
  • для оформлення пенсії;
  • або в будь-яких ситуаціях, коли треба підтвердити досвід.

Отримати витяг можна онлайн — у кабінеті на порталі ПФУ. Щоб роботодавець теж мав до нього доступ, потрібно надати згоду — через той самий портал.