Перевірити стаж в електронній трудовій книжці варто після завершення оцифрування документів. Навіть якщо сканкопії трудової книжки вже подані до Пенсійного фонду, це ще не означає, що всі записи про трудову діяльність автоматично потрапили до Реєстру застрахованих осіб.
Після опрацювання документів частина працівників виявляє, що окремі записи відсутні, містять помилки або не враховані під час підрахунку страхового стажу. Причини можуть бути різними: від неякісних сканкопій до необхідності додатково підтвердити окремі періоди роботи.
Особливої уваги потребує стаж до 2004 року. Для таких періодів паперові документи залишаються основним джерелом підтвердження трудової діяльності під час призначення пенсії.
Explainer розповідає, де перевірити результат оцифрування трудової книжки, як переконатися, що весь стаж відображається в електронній системі, та що робити, якщо частина записів відсутня або містить помилки.
Де перевірити, чи опрацьована електронна трудова книжка
Після подання сканкопій трудової книжки до Пенсійного фонду дані не потрапляють до електронної системи миттєво. Спочатку документи проходять перевірку, після чого фахівці Фонду вносять відомості до Реєстру застрахованих осіб.
Щоб перевірити результат опрацювання, потрібно авторизуватися на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису, BankID або Дія.Підпису та перейти до розділу «Електронна трудова книжка».
У цьому розділі доступно кілька вкладок, які містять різні типи даних.
«Записи трудової книжки (за СПОВ)» відображають інформацію про трудові відносини, сформовану на підставі звітності роботодавців. Найраніші такі дані можуть бути доступні з 1 січня 1998 року.
«Відцифрована ЕТК» містить записи, які Пенсійний фонд вніс після опрацювання поданих сканкопій трудової книжки. Саме ця вкладка є основною для перевірки результатів оцифрування.
«Скан-копії трудової книжки» дає змогу переглянути документи, які були завантажені для опрацювання.
Окремо варто перевірити розділ «Мої звернення». У ньому відображається статус поданих документів і повідомлення від Пенсійного фонду щодо результатів їх розгляду.
Якщо звернення ще перебуває на етапі опрацювання, записи можуть бути відсутніми навіть за наявності завантажених сканкопій. Тому перед перевіркою стажу варто переконатися, що обробка документів завершена.
Що означають статуси звернення та коли варто хвилюватися
Після завантаження документів звернення проходить кілька етапів опрацювання. У цей період у кабінеті користувача можуть відображатися різні статуси, зокрема «В роботі», «В опрацюванні» або «На контролі ЕТК».
Статуси «В роботі», «В опрацюванні» або «На контролі ЕТК» означають, що документи ще перевіряють і рішення щодо внесення відомостей до Реєстру застрахованих осіб не ухвалене.
Лише після завершення перевірки звернення отримує статус «Виконано». Саме тоді записи, сформовані на підставі поданих документів, зазвичай відображаються у вкладці «Відцифрована ЕТК».
Якщо статус тривалий час не змінюється, це не означає, що документи втрачено або потрібно подавати їх повторно. Напередодні завершення перехідного періоду навантаження на Пенсійний фонд зростає, тому опрацювання може тривати довше, ніж зазвичай.
Найбільшу увагу варто звернути на статус «Відхилено». У такому разі Пенсійний фонд не зміг завершити оцифрування документів і зазвичай залишає пояснення причини у повідомленнях користувача.
Повідомлення можна переглянути в особистому кабінеті. У них можуть бути вказані конкретні зауваження до документів: нечіткі сканкопії, відсутність окремих сторінок, проблеми з читанням печаток, підписів або інших реквізитів.
Поки звернення не має статусу «Виконано», перевіряти повноту відображення стажу зарано. Спочатку потрібно дочекатися завершення опрацювання документів, а вже після цього звіряти електронні записи з паперовими документами.
Як перевірити, чи весь стаж потрапив до електронної трудової книжки
Після того як звернення отримало статус «Виконано», варто звірити записи в електронній трудовій книжці з паперовими документами. Саме на цьому етапі найчастіше виявляються пропущені періоди роботи або помилки в датах.
Для перевірки потрібно відкрити вкладку «Відцифрована ЕТК» у розділі «Електронна трудова книжка». Тут відображаються записи, які Пенсійний фонд вніс до Реєстру застрахованих осіб після опрацювання поданих документів.
Перевіряти дані варто послідовно, запис за записом. Насамперед слід звернути увагу на:
- дату прийняття на роботу;
- дату звільнення;
- назву роботодавця;
- наявність усіх записів про переведення, якщо вони впливають на підтвердження стажу;
- безперервність трудової діяльності.
Якщо всі записи з паперової трудової книжки відображаються в електронній системі, а дати збігаються, додаткових дій не потрібно.
Окрім вкладки «Відцифрована ЕТК», варто перевірити і вкладку «Скан-копії трудової книжки». Вона дозволяє переконатися, що до Пенсійного фонду були завантажені всі сторінки документа і вони залишаються доступними для перегляду.
Додатковим орієнтиром може бути загальний страховий стаж, який відображається в особистому кабінеті користувача. Якщо після завершення оцифрування він суттєво відрізняється від очікуваного, це може свідчити про те, що частина періодів роботи не була врахована або потребує додаткового підтвердження.
Остаточним підтвердженням є саме відображення відповідних відомостей у вкладці «Відцифрована ЕТК» та їх відповідність документам працівника.
Чому частина стажу може не відобразитися після оцифрування
Якщо після завершення оцифрування в електронній трудовій книжці відсутні окремі записи або цілі періоди роботи, це не завжди означає помилку в системі. У багатьох випадках проблема пов’язана з документами, які були подані для опрацювання.
Одна з найпоширеніших причин – неякісні сканкопії. Якщо на сторінці погано видно дату, номер наказу, печатку або підпис, фахівець Пенсійного фонду може не врахувати відповідний запис під час внесення даних до реєстру.
Проблеми також виникають, коли під час сканування частина сторінки опинилася поза кадром. Навіть якщо запис можна прочитати на паперовому оригіналі, відсутність кількох рядків або реквізитів у цифровій копії ускладнює його перевірку.
Ще одна поширена причина – неповний пакет документів. Наприклад, у трудовій книжці може бути запис про навчання, військову службу або інші періоди, які потребують додаткового документального підтвердження. Якщо таких документів немає, відповідний стаж можуть не врахувати під час оцифрування.
Окремої уваги потребують періоди роботи до 1 січня 2004 року. Саме для них паперові документи залишаються основним джерелом підтвердження трудового стажу. Після запровадження персоніфікованого обліку інформація про страховий стаж переважно формується на підставі сплачених внесків та звітності роботодавців, тому ризик втрати відомостей для новіших періодів значно менший.
Іноді проблема пов’язана не зі сканкопіями, а з самим документом. У трудових книжках старого зразка трапляються виправлення, неточності в датах, нечіткі печатки або записи, оформлені з порушенням вимог, які діяли на момент їх внесення. У таких випадках Пенсійний фонд може вимагати додаткові підтверджувальні документи.
Тому під час перевірки варто звертати увагу не лише на відсутні роки стажу, а й на будь-які розбіжності між паперовою та електронною версіями трудової книжки. Навіть одна помилка в даті прийняття на роботу чи звільнення може вплинути на тривалість страхового стажу, який буде врахований у майбутньому.
Що робити, якщо в електронній трудовій книжці є помилки або відсутній стаж
Якщо після перевірки з’ясувалося, що частина записів не відображається або містить помилки, насамперед варто з’ясувати причину. Для цього потрібно переглянути повідомлення в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду. У них можуть міститися коментарі щодо документів, які не вдалося опрацювати, або підстави для відмови в оцифруванні окремих записів.
Якщо проблема пов’язана зі сканкопіями, документи потрібно подати повторно. Перед цим варто переконатися, що всі сторінки відскановані повністю, текст добре читається, а печатки, підписи та дати не перекриті й не розмиті.
Якщо помилка є в паперовій трудовій книжці, спочатку необхідно виправити її в установленому порядку. Лише після цього можна повторно подавати документи для внесення або уточнення відомостей.
Якщо для підтвердження стажу недостатньо записів у трудовій книжці, можуть знадобитися додаткові документи. Залежно від ситуації це можуть бути архівні довідки, документи про навчання, військову службу або інші підтвердження, які містять інформацію про відповідний період.
Особливо уважно варто перевіряти періоди роботи до 2004 року. Якщо вони не відобразилися в електронній трудовій книжці, відкладати вирішення питання не варто. Знайти роботодавця чи отримати архівні документи через багато років може бути складніше, ніж одразу після виявлення проблеми.
Після повторного подання документів або додаткових підтверджень варто знову перевірити вкладку «Відцифрована ЕТК» та переконатися, що необхідні записи з’явилися в системі.
