Важливі документи під час війни можна втратити за кілька хвилин – через обстріл, пожежу, евакуацію або вимушений виїзд із дому. Разом із паспортами та свідоцтвами можуть зникнути документи на житло, авто, освіту чи інші папери, відновлення яких потребуватиме часу.
Зменшити цей ризик можна заздалегідь: правильно зібрати оригінали, зробити паперові й цифрові копії та не зберігати все в одному місці.
Explainer пояснює, які документи варто підготувати під час війни, де зберігати оригінали й копії, що робити після їхньої втрати та як відновити найважливіші документи.
Які документи варто зібрати в першу чергу
Насамперед зберіть документи, які посвідчують особу, підтверджують родинні зв’язки та права на майно. Саме вони можуть знадобитися під час евакуації та для отримання державних послуг.
Для кожного члена родини підготуйте:
- внутрішній і закордонний паспорти;
- РНОКПП – реєстраційний номер облікової картки платника податків;
- свідоцтва про народження дітей;
- свідоцтво про шлюб та інші документи про цивільний стан;
- водійське посвідчення та свідоцтво про реєстрацію автомобіля;
- пенсійне посвідчення, посвідчення ВПО та інші документи, що підтверджують відповідний статус;
- військово-облікові документи;
- документи на квартиру, будинок, земельну ділянку та інше майно;
- дипломи, атестати й інші документи про освіту, якщо їхні оригінали зберігаються вдома.
Окремо збережіть важливі медичні документи: виписки, результати обстежень, рецепти на постійні ліки та інформацію, необхідну для продовження лікування.
У Дії доступна частина документів, які можуть знадобитися під час евакуації чи отримання державних послуг – зокрема ID-картка, закордонний паспорт, водійське посвідчення, техпаспорт на авто та свідоцтво про народження дитини. Цифрові документи в Дії мають юридичну силу, але не всі важливі документи доступні в застосунку. Тому паперові оригінали та резервні копії все одно краще підготувати заздалегідь.
Як правильно зберігати документи під час війни
Оригінали, паперові та цифрові копії краще не тримати в одному місці. Якщо всі документи лежать в одній папці або сумці, під час пожежі, руйнування житла чи евакуації можна втратити одразу весь комплект.
Паспорти, документи дітей та інші папери, які можуть знадобитися під час виїзду, зручно тримати в окремій папці або водостійкому пакеті, щоб їх можна було швидко забрати із собою. Документи на нерухомість, освіту, договори та інші оригінали, що не потрібні щодня, краще зберігати окремо.
Паперові копії теж не варто класти поруч з оригіналами. Один комплект можна залишити вдома, інший – у близької людини або в іншому безпечному місці. Копія не замінить оригінал, але збереже номер, дату видачі та інші реквізити, які можуть знадобитися під час відновлення документа.
Для особливо важливих паперів є ще один варіант – передати оригінали на зберігання нотаріусу. Нотаріус приймає їх за описом і видає свідоцтво про прийняття на зберігання. Документи також можна передати в запечатаній упаковці без опису вмісту.
Такий спосіб більше підходить для документів, які не потрібні постійно: старих правовстановлюючих документів на майно, договорів, заповітів та інших важливих оригіналів.
Як зробити цифрові копії документів і що на них має бути видно
Документ краще відсканувати або сфотографувати повністю, без обрізаних країв, відблисків і розмитого тексту. На копії мають добре читатися ім’я та прізвище, номер документа, дата видачі та інші реквізити.
Якщо інформація є з обох боків, збережіть обидві сторони. Договори, документи на житло, дипломи та інші багатосторінкові папери зручніше зберігати одним PDF-файлом, щоб сторінки не загубилися окремо.
Цифрові копії краще тримати у двох незалежних місцях – наприклад, у захищеному хмарному сховищі та на окремому носії. Обліковий запис із такими файлами варто захистити унікальним паролем і двофакторною автентифікацією.
Не зберігайте скани паспортів та інших документів у відкритому доступі на телефоні або в незахищених чатах. Якщо пристрій або акаунт потрапить до сторонніх, разом із ним можуть стати доступними й копії документів.
Окремо є цифрові документи в Дії. Якщо установа підтримує шеринг, копію документа можна передати без ксерокса чи фотографії – безпосередньо через застосунок. Власні скани все одно корисно мати як резерв, особливо для документів, яких у Дії немає.
Чи потрібно засвідчувати копії документів у нотаріуса
Засвідчувати в нотаріуса копії всіх важливих документів про всяк випадок не потрібно. Для відновлення паспорта, водійського посвідчення та багатьох інших документів державні органи перевіряють дані у відповідних реєстрах.
Нотаріус звіряє копію з оригіналом і підтверджує їхню відповідність. Така копія потрібна тоді, коли цього прямо вимагає конкретна адміністративна, судова чи інша юридична процедура. При цьому вона не стає новим оригіналом документа.
Для власного резерву достатньо звичайних паперових і цифрових копій – вони збережуть номер, дату видачі та інші реквізити, якщо оригінал буде втрачено.
Що варто перевірити в документах на нерухомість заздалегідь
Якщо квартиру, будинок або земельну ділянку оформили до 2013 року, перевірте, чи є запис про право власності в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Саме з 1 січня 2013 року такі дані почали вносити до цього реєстру.
Відсутність запису не означає, що раніше оформлене право власності втратило чинність. Держава визнає його, якщо воно було зареєстроване за правилами, що діяли на той час.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Що робити, якщо пошкоджено житло внаслідок обстрілу: покроковий алгоритм
Якщо даних у сучасному реєстрі немає, право на майно, набуте до 2013 року, можна зареєструвати через Дію або державного реєстратора. Для онлайн-заяви знадобляться скановані документи, що підтверджують право власності.
Як відновити паспорт після втрати або знищення
Якщо внутрішній паспорт загубився або був знищений, потрібно звернутися до підрозділу ДМС, ЦНАПу, який оформлює паспорти, або центру «Паспортний сервіс». Зробити це можна за місцем звернення, а не лише за зареєстрованим місцем проживання.
Заяву-анкету оформлюють під час приймання документів. Якщо паспорт викрали в Україні, додатково потрібен витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань. При звичайній втраті паспорта звертатися до поліції для оформлення нового документа не потрібно.
ДМС перевіряє відомості про людину в Єдиному державному демографічному реєстрі та інших доступних базах. Якщо збереглися закордонний паспорт, водійське посвідчення, копія старого паспорта чи інший документ із фотографією, його краще взяти із собою.
Якщо цих даних недостатньо, ДМС проводить процедуру встановлення особи. Тому навіть втрата всіх паперових документів не унеможливлює оформлення нового паспорта.
У 2026 році ID-картка замість втраченої коштує 618 грн при оформленні протягом 20 робочих днів і 988 грн – протягом семи робочих днів.
Як відновити свідоцтво про народження, шлюб та інші документи ДРАЦС
Якщо загубилося або було знищене свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені чи смерть, його можна отримати повторно через відділ ДРАЦС або ЦНАП. Свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу та зміну імені також можна замовити онлайн через Дію.
Втрата паперового свідоцтва не означає втрату самого актового запису. Відомості про народження, шлюб, зміну імені та інші події цивільного стану зберігаються в Державному реєстрі актів цивільного стану громадян. За потреби з нього можна отримати витяг.
Якщо потрібного запису в електронному реєстрі немає або його не вдається знайти, ДРАЦС перевіряє архівні відомості. В окремих випадках актовий запис доводиться поновлювати.
Як відновити водійське посвідчення та документи на авто
Втрачене водійське посвідчення можна відновити в будь-якому сервісному центрі МВС або онлайн через Кабінет водія чи Дію. Повторно складати теоретичний або практичний іспит не потрібно.
Якщо посвідчення загубилося, заяву про втрату оформлюють під час звернення до сервісного центру. Якщо його викрали, спочатку потрібно повідомити поліцію та отримати підтвердження звернення. При онлайн-оформленні спосіб отримання нового посвідчення можна обрати під час замовлення послуги.
Якщо втрачено свідоцтво про реєстрацію автомобіля, потрібно звернутися до будь-якого сервісного центру МВС незалежно від місця проживання. Для видачі нового документа проводять перереєстрацію транспортного засобу. Замість власника це може зробити представник за нотаріальною довіреністю.
Посвідчення водія та свідоцтво про реєстрацію авто можна відновити безоплатно, якщо вони були втрачені внаслідок російської агресії. Для цього потрібно документально підтвердити обставини втрати, зокрема отримати від органу досудового розслідування підтвердження статусу потерпілої особи.
Як відновити документи про освіту
Документи про освіту відновлюють через заклад, який їх видав, або його правонаступника. Дублікат диплома про вищу освіту мають видати протягом 20 календарних днів після отримання заяви.
Якщо втрачено свідоцтво про базову або повну загальну середню освіту, потрібно звернутися до школи, яка його видала. Якщо заклад розташований на тимчасово окупованій території або в районі бойових дій, можна звернутися до іншого закладу відповідного рівня за місцем фактичного проживання.
Відомості про документи про освіту можна перевірити в ЄДЕБО. Для вступу у 2026 році спочатку перевірте, чи є реквізити документа в реєстрі: якщо вони збереглися, паперовий дублікат може не знадобитися до зарахування. Для документів про повну загальну середню освіту, виданих до 2000 року, дублікат може бути необхідним.
Як відновити документи, якщо ви перебуваєте за кордоном
Якщо за кордоном втрачено або викрадено закордонний паспорт, спочатку потрібно звернутися до місцевої поліції та отримати підтвердження заяви про втрату чи викрадення. Після цього можна звертатися до найближчого посольства або консульства України.
Якщо людина планує залишатися за кордоном, новий закордонний паспорт можна оформити в дипломатичній установі України. Паспортні послуги також надають окремі центри «Паспортний сервіс» за межами країни.
Для термінового повернення в Україну консульство може оформити посвідчення особи на повернення. Це тимчасовий документ, який дає змогу в’їхати в Україну, але не замінює закордонний паспорт. Строк оформлення залежить від того, чи потрібно додатково встановлювати особу та підтверджувати громадянство.
Частину інших документів і послуг можна відновити або замовити через українські електронні сервіси. Якщо потрібне особисте звернення, порядок краще уточнити в консульстві України в країні перебування.
